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市城建档案馆优化服务实现档案查询“即来即取”
来源:天津市规划资源局官方微信公众号 时间:2023-03-17 12:48


近日,天津市某民营建材企业法定代表人杨女士按照预约时间准时来到了市城建档案馆档案查询利用服务大厅,经核实身份信息、履行签字手续后直接领取了几天前其通过线上预约查询的建设项目规划许可证、验收许可证、竣工验收平面图和竣工验收备案书等材料的缩、复印件合计122张,通过该馆档案查询利用系统实现档案查询“即来即取”。

市城建档案馆档案保管部负责同志介绍,传统的档案利用流程包括现场查询、纸质档案阅览、登记利用、取件四个环节,办理时效较长,服务效率受限,当档案需求体量较大时,查档者需二次到馆取件。对此,该馆在探索施行线上预约机制的基础上,坚持结合实际、多方调研,综合查档内容、利用需求和利用模式三个方面,分析内在关联,探寻查询规律,通过实现前置服务需求,简化办事流程,即查询者登录馆官方网站查询界面输入相关查询信息,工作人员在后台进行相应检索,并把查询结果通过短信反馈给查询者,节省了到馆现场查询时间,避免了无效预约和多跑路。与此同时,馆内业务部门根据查询到的结果同步制作电子档案,让查询者到馆办理查询手续后直接实现电子阅览,阅览后能当场选取所需档案提供复制或刻录光盘,查询利用时间大幅缩短。

“这种预约的方式很好,节省了现场查询的等候时间,我对咱们工作人员认真的态度和专业的精神也非常认可,如果以后能实现不用来馆,在家里就能看到我想要的档案,直接下载打印出来,对我们企业来说就更加便利了。”杨女士说。

人民满意是目标,为民服务无止境。城建档案馆将与时俱进,利用现代科技手段,进一步优化升级具备材料一键上传、电子档案推送阅览、电子签字、自助利用等功能集一身的档案查询利用系统,逐步替代以往调阅纸质档案、复印纸质查档证明材料、打印保存纸质业务单、手写登记签字的传统方式。同时,将继续加大馆藏档案数字化工作力度,力争在较短时间内实现档案全部电子化,通过与馆藏档案信息管理系统的联通,实现全流程业务自动化办理,最终实现不到馆即可查询利用所需档案。

下一步,市城建档案馆将始终牢记习近平总书记对新时代档案工作“四个好”“两个服务”的目标要求,以市规划资源局档案规范化建设专项整治为契机,通过不断优化档案信息资源管理系统,强化线上档案查询服务功能,提升档案利用能力水平,用“指尖上的服务”提高为民服务“温度”,最大限度发挥城建档案服务经济社会发展、服务民生百姓的社会价值,真正把学习宣传贯彻落实党的二十大精神转化为加快建设社会主义现代化大都市的实际行动,为我市推动高质量发展、高水平改革开放、高效能治理、高品质生活贡献档案力量。

(来源:天津市规划资源局官方微信公众号)

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